Как организовать свой офис

Быстрый ответ

Организация вашего офиса является необходимым условием для повышения производительности и эффективности. Вот несколько советов, которые помогут вам приступить к работе:

1. Уберите бесполезные вещи и создайте чистое рабочее пространство.

2. Категоризируйте: Разделите предметы на категории, такие как офисные принадлежности, файлы и личные вещи.

3. Используйте решения для хранения: Вложите деньги в контейнеры для хранения, полки и файловые шкафы, чтобы все было организовано.

4. Пометьте: Четко пометьте все, чтобы легко найти то, что вам нужно.

5. Создайте зоны: Определите отдельные области для разных задач, таких как рабочая зона, зона хранения и зона для встреч.

6. Разработайте систему классификации: Используйте последовательную систему для организации ваших файлов, будь то алфавитная, цифровая или по темам.

7. Приоритет: Держите наиболее часто используемые предметы под рукой.

8. Перейдите к цифровому формату: Сканируйте важные документы и сохраняйте их электронно, чтобы сэкономить место и уменьшить беспорядок.

9. Поддерживайте порядок: Регулярно убирайте и удаляйте ненужные вещи в офисе, чтобы он оставался организованным.

Путем внедрения этих стратегий вы можете создать хорошо организованный офис, который способствует повышению производительности и снижению стресса.

---

Когда консультанты начинают появляться для решения проблемы, вы знаете, что эта проблема становится все более распространенной. Это верно для организации офиса. Следуя предоставленным здесь советам, вы можете сэкономить деньги, сделав все самостоятельно.

Содержание:

1. Очистка вашего офиса

Очистка вашего офиса

Три цели организации офиса:

1. Избавиться от беспорядка
2. Улучшить функциональность
3. Создать более приятную среду.

Необходимо ли взяться за это задание? Да, если:

• Вам нужно освободить место, прежде чем сесть
• На вашем столе так много скопленных бумаг, что они падают на пол
• Вам трудно найти вещи

Вот шаги, которые вам следует предпринять, примерно в том порядке, в котором они нужны:

Создайте проходы.

Если в вашем офисе есть мебель, мешающая передвижению, переместите ее или, если вы не используете ее, избавьтесь от нее.

Очистите свое рабочее пространство.

Что еще, помимо телефона и компьютера, должно находиться на вашем столе? Периферийное оборудование, такое как принтеры или многофункциональные устройства, не должно быть на вашем столе. Получите стойку для принтера. Если это не то, что вы используете каждый день для облегчения работы, оно не должно быть там. Найдите для него другое место. Пройдитесь по каждой бумаге в стопке. Если это требует немедленных действий, сделайте это. Если это требует действий в ближайшем будущем, поместите его в папку ожидания. Если вам нужно сохранить его, поместите его в архив. Если вы хотите уменьшить беспорядок с бумагами, отсканируйте их на компьютер и подумайте о создании резервной копии отсканированных файлов на флеш-накопителе для дополнительной безопасности. Если маловероятно, что вам понадобится обратиться к бумаге снова, выбросьте ее в корзину для переработки.

Разместите ящики для сортировки бумаг на своем столе.

Вам понадобятся входящий ящик, исходящий ящик и ящик для ежедневной почты. Папка исходящей почты может использоваться для бумаг, которые нужно отсканировать или бумаг, требующих действий. Если вам нужны оба, рассмотрите возможность наличия двух исходящих ящиков: одного для внутреннего использования (сканирование элементов) и одного для внешнего использования (отправка элементов или тех, которые требуют других действий).

Организуйте ящики с ящиками для хранения бумаг на своем столе.

Очистите каждый ящик стола. Приобретите пластиковые лотки, которые идеально подходят для ящика. Используйте их для организации канцелярских принадлежностей. Эти лотки могут быть чрезвычайно полезными для поддержания порядка в ящике в будущем.

Обновите свое оборудование и мебель.

Нужно ли вашему компьютеру обновление? Нужно ли его полностью заменить? Возможно, пришло время заменить старый принтер, факс-аппарат и сканер на многофункциональное устройство. Обновите свой телефон на громкоговоритель.

Повышение визуальной привлекательности.

Полезно делать перерывы от созерцания экрана компьютера. Наличие чего-то визуально привлекательного в поле зрения, такого как произведения искусства, печатные издания, растения и т. д., может облегчить отвлечение взгляда. Создайте небольшую каменную доску, на которую можно закрепить вещи, приносящие вам радость, например, фотографии близких или рисунки детей.

Организуйте простой доступ.

Расположите мебель в офисе таким образом, чтобы предметы или оборудование, которые вы используете наиболее часто, были легко доступными. Улучшение физического потока в комнате может помочь вам работать более эффективно. Если вы постоянно сталкиваетесь с углом своего стола, рассмотрите возможность поворота или перемещения его на несколько дюймов, чтобы создать больше пространства.

Оцените свои потребности в хранении.

При необходимости приобретите дополнительный шкаф для хранения документов или пакетов с материалами. Книжный шкаф также может служить этим целям, а также предоставлять место для хранения визуально привлекательных предметов и книг, если таковые имеются.

Частые вопросы и ответы

1. Как я могу убрать беспорядок в своем офисе?

Чтобы убрать беспорядок в своем офисе, начните с сортировки всех предметов на вашем рабочем месте. Определите, что вам нужно сохранить, что можно выбросить и что можно хранить в другом месте. Очистите свой стол, организовав бумаги и файлы в папки или папки с механизмом. Используйте контейнеры для хранения или полки, чтобы сохранить принадлежности и материалы в порядке. Создайте отдельное место для каждого предмета в вашем офисе, чтобы было легко найти и убрать вещи. Регулярно убирайте и поддерживайте порядок на вашем рабочем месте, чтобы поддерживать беспорядок в офисе.

2. Как лучше расположить мой стол?

Лучший способ расположить ваш стол — это держать его в порядке и организованности. Начните с расположения компьютера или ноутбука в удобном и эргономичном положении. Держите часто используемые предметы под рукой, такие как ручки, блокноты и телефон. Используйте органайзеры или лотки для хранения мелких предметов, таких как скрепки или самоклеящиеся заметки. Подумайте о том, чтобы использовать систему управления кабелями, чтобы кабели были аккуратными. Персонализируйте свой стол минимальными украшениями или фотографиями, чтобы создать приятное и мотивирующее рабочее пространство.

3. Как я могу улучшить хранение в моем офисе?

Чтобы улучшить хранение в вашем офисе, используйте вертикальное пространство, установив полки или настенные модули для хранения. Используйте шкафы или ящики для хранения документов и бумаги. Инвестируйте в контейнеры или корзины для хранения принадлежностей и материалов в порядке. Пометьте все для легкой идентификации. Рассмотрите возможность использования решений для хранения, которые можно спрятать, таких как ящики под столом или навесные полки. Регулярно оценивайте свои потребности в хранении и убирайте беспорядок, чтобы обеспечить эффективное использование пространства.

4. Какие есть советы по управлению документами?

Управление документами в вашем офисе может быть ошеломляющим, но есть несколько советов, которые могут помочь. Во-первых, установите систему для категоризации и организации ваших документов. Используйте папки или папки с механизмом для разделения разных типов документов, таких как счета-фактуры, квитанции или контракты. Создайте систему хранения, которая легко навигируется и поддерживается. Цифровизируйте важные документы, чтобы уменьшить бумажный беспорядок. Выделяйте время каждую неделю для сортировки документов и их хранения или утилизации по мере необходимости. Регулярно уничтожайте или утилизируйте устаревшие или ненужные документы.

5. Как поддерживать организованный офис?

Чтобы поддерживать организованный офис, установите ежедневные привычки и рутины. Начните каждый день с уборки вашего рабочего места и уберите все вещи, которые находятся не на своем месте. Планируйте регулярные сеансы уборки, чтобы держать ваш офис свободным от ненужных предметов. Ведите список дел или календарь, чтобы быть организованным и определять приоритеты задач. Избегайте накопления излишних предметов или разрешения скоплению беспорядка. Регулярно оценивайте и корректируйте свои системы организации, чтобы убедиться, что они по-прежнему эффективны для ваших потребностей.