Быстрый ответ
Организация квитанций является важной для отслеживания расходов и в налоговых целях. Вот несколько шагов, которые помогут вам эффективно организовать ваши квитанции:
1. Выберите систему: Решите, какой метод подходит вам, например, использование файлов-гармошек, конвертов или цифровых приложений.
2. Категоризируйте квитанции: Сортируйте квитанции по категориям, таким как продукты, коммунальные услуги или деловые расходы, чтобы легче было найти их позже.
3. Пометьте и указывайте дату: Пометьте каждую квитанцию кратким описанием и датой покупки. Это упростит поиск конкретных квитанций при необходимости.
4. Сделайте цифровую резервную копию: Оцифруйте или сделайте фотографии ваших квитанций и сохраните их в цифровом виде. Это помогает предотвратить потерю или повреждение.
5. Периодически проверяйте: Отводите время каждый месяц для проверки и согласования ваших квитанций с выписками по банковскому счету и кредитными картами.
Следуя этим шагам, вы сможете оставаться организованными и легко получать доступ к своим квитанциям при необходимости.
Поиск квитанции среди кучи документов может быть утомительной и времязатратной задачей. Будь то для возврата неподходящего товара или для списания расходов в налоговой декларации, рано или поздно нам всем понадобятся квитанции. Для большинства из нас поиск правильной квитанции в нужное время кажется практически невозможным. Однако есть решение. Заранее подготовившись и проявив решительность, вы можете организовать свои квитанции логично и легко доступно.
Что вам потребуется:
- Тетрадь
- Большая папка с отделениями
- Маленькие этикетки
- Ручка/маркер
- Конверты манильского типа с застежкой
- Конверты размера бизнес
- Просторное рабочее место без беспорядка
- Время, терпение и много кофе (по желанию)
Методы сортировки этих квитанций:
- Начните с начала месяца.
- Составьте список различных типов квитанций, которые относятся к вашей ситуации, таких как коммунальные услуги, счета за телефон, продукты, ремонт автомобиля, топливо, одежда, развлечения, медицинские расходы, улучшения дома, расходы на поездки, деловые затраты, благотворительные пожертвования, расходы на детей, займы, страхование, ипотечные платежи, ветеринарные расходы, крупные покупки (например, компьютеры или бытовая техника) и интернет-услуги. Помните, что этот список не исчерпывающий, и ваши категории могут быть другими.
- Первый шаг — отсортировать имеющиеся у вас квитанции. Это самая трудоемкая часть и требует терпения.
- Соберите все свои рассыпанные квитанции, проверьте места, такие как ваша машина, сумка, кошелек и другие скрытые места.
- Подготовьте свое рабочее место с 12 манильскими конвертами, стопкой деловых конвертов и ручкой или маркером. Не забудьте попить кофе тоже.
- Назовите 12 манильских конвертов по месяцам текущего года (например, июль 2008 года).
- Пройдитесь по каждой квитанции по одной, разделяя их по соответствующим категориям. Если у вас много квитанций, вы можете пометить ваш стол полосками маскировочной лентой, чтобы отслеживать, где вы помещаете каждую квитанцию.
- Как только у вас есть отсортированные квитанции по категориям, дополнительно разделите их по месяцам (отложите все, что не относится к текущему году, чтобы обработать отдельно).
- Работайте с одним месяцем за раз и помещайте квитанции для каждой категории (за текущий месяц) в отдельные деловые конверты. Назовите каждый деловой конверт соответствующей категорией (например, «Медицинские расходы», «Коммунальные услуги», «Ремонт автомобиля» и т. д.) и поместите их в соответствующий манильский конверт для этого конкретного месяца. Например, начните с января. Поместите все квитанции за коммунальные услуги за январь в деловой конверт, назовите его «Коммунальные услуги» и поместите его в манильский конверт, помеченный для января. Сделайте то же самое для медицинских квитанций, назвав конверт «Медицинские расходы», и так далее для каждой категории. Повторите этот процесс для каждого месяца, так что каждый манильский конверт содержит аккуратно разделенные квитанции за этот месяц, отсортированные по типу.
- Запечатайте каждый заполненный манильский конверт и храните его в надежном месте.
- Если у вас есть квитанции за предыдущие годы, вам может понадобиться повторить процесс сортировки и категоризации для каждого года.
- После того, как вы организовали существующие квитанции, ключевым моментом является поддержание порядка для входящих квитанций.
- Создайте и прикрепите ярлык для каждой категории к разделу раскрывающегося папки (вам может понадобиться более одной папки в зависимости от вашей ситуации) и назовите папку текущим годом. Храните эту раскрывающуюся папку в удобном и легко доступном месте.
- Каждый раз, когда вы получаете квитанцию, помещайте ее в раскрывающуюся папку в соответствующую категорию. Вам может потребоваться добавить новые категории по мере того, как время идет.
- В конце каждого месяца извлекайте квитанции из каждой категории в раскрывающейся папке и помещайте их в деловой конверт, помеченный для этого месяца.
Для организации ваших квитанций следуйте этим шагам:
1. Получите большую расширяемую папку с маркированными карманами для каждого месяца.
2. В конце каждого месяца соберите все свои квитанции и отсортируйте их по категориям (например, продукты, коммунальные услуги, развлечения).
3. На каждую категорию подготовьте деловой конверт и поместите в него квитанции.
4. Положите отсортированные конверты в более крупный папку из манилы, помеченную для этого месяца.
5. Храните папку из манилы в безопасном месте.
6. Ваша расширяемая папка готова для квитанций следующего месяца.
7. Повторите шаги с 2 по 6 для остальных месяцев года.
8. К концу года все ваши квитанции будут ясно помечены и отсортированы.
Дополнительные советы и рекомендации:
— Держите конверт в сумке и автомобиле, чтобы хранить квитанции, когда вы находитесь вне дома, и убирайте их, когда приходите домой.
— Рассмотрите возможность подсчета суммы квитанций и отметки суммы на передней стороне каждого делового конверта для удобного контроля бюджета и налоговых вычетов.
— Если вы столкнетесь с маленькими или трудночитаемыми квитанциями, прикрепите их к большому листу бумаги и запишите необходимую информацию.
— Рассмотрите возможность использования онлайн-сервисов, таких как «Shoeboxed», для отслеживания онлайн- и бумажных квитанций, если вы предпочитаете не управлять своей собственной системой.
— Храните важные финансовые документы, включая квитанции, не менее семи лет, как рекомендует IRS.
— Избавляйтесь от квитанций с банкоматов, как только информация появляется на вашем банковском выписке, и от квитанций кредитных карт, как только они появляются на вашем ежемесячном выписке (если они необходимы для налоговых целей). В случае сомнений, сохраните квитанцию.
Частые вопросы и ответы
1. Как мне отсортировать и классифицировать мои чеки?
Чтобы эффективно организовать свои чеки, начните с их сортировки по категориям, таким как продукты, коммунальные услуги, развлечения и т. д. Используйте помеченные папки или конверты для каждой категории. Внутри каждой категории упорядочите чеки по хронологии, с последними впереди. Это упростит поиск конкретных чеков, когда они понадобятся.
2. Лучше ли хранить физические или цифровые копии чеков?
У обоих вариантов — как у физических, так и у цифровых копий чеков — есть свои преимущества. Физические копии осязаемы и могут быть легко доступны даже без технологий. Однако цифровые копии более удобны и занимают меньше физического пространства. Рассмотрите возможность сканирования или фотографирования чеков и сохранения их в защищенной папке на вашем компьютере или в облачном хранилище.
3. Как долго мне нужно хранить чеки?
Срок хранения чеков зависит от различных факторов, таких как налоговое законодательство и гарантийные сроки. Как общее правило, рекомендуется хранить чеки не менее трех — семи лет, особенно в целях налогообложения. Однако для товаров с гарантией или для крупных расходов рекомендуется хранить чеки столько же, сколько длится гарантия или срок службы товара.
4. Какие советы могут помочь мне быть организованным с чеками?
Вот несколько советов, которые помогут вам быть организованным с чеками:
- Сделайте привычкой собирать и классифицировать чеки сразу после каждой транзакции.
- Рассмотрите возможность использования мобильных приложений или программного обеспечения, специально разработанных для организации чеков.
- Ясно пометьте ваши папки или конверты, чтобы облегчить их идентификацию.
- Регулярно проверяйте и убирайте излишние чеки, чтобы избежать бесполезного беспорядка.
- Создайте резервную копию ваших цифровых чеков, чтобы избежать потери в случае технических проблем.