Быстрый ответ
Организация инструкций поможет вам легко найти и обращаться к ним при необходимости. Вот несколько шагов для эффективной организации ваших инструкций:
1. Соберите все ваши инструкции в одном месте.
2. Сортируйте их по категориям на основе типа продукта или устройства.
3. Используйте папки, переплеты или хранилища, чтобы сохранить инструкции организованными.
4. Обозначьте каждую папку или переплет категорией и названием продукта.
5. Упорядочите инструкции в каждой категории в алфавитном порядке для быстрого извлечения.
6. Рассмотрите возможность создания цифровой копии инструкций для легкого доступа на компьютере или смартфоне.
7. Регулярно просматривайте и обновляйте свою систему организации инструкций по мере добавления новых инструкций.
Следуя этим шагам, вы можете быть уверены, что ваши инструкции будут организованы и легко доступны в любое время, когда вам они понадобятся.
У почти каждого домовладельца есть коллекция инструкций, спрятанная где-то в его доме. Будь то новая стереосистема, бытовая техника, инструменты, телевизор, компьютер или любой другой полусложный предмет, скорее всего, он поставляется с инструкцией. И практически гарантировано, что когда вам понадобится инструкция для вашей цифровой камеры, фильтра для бассейна или нового принтера, вы не сможете ее найти — если у вас нет хорошо организованной системы для сохранения и сортировки ваших инструкций. Хотя существуют и другие методы организации ваших руководств, мы обнаружили, что следующие два метода являются наиболее эффективными и удобными для пользователя.
Метод использования шкафа (или коробки) для хранения
Что вам понадобится:
- Шкаф для файлов или большая коробка для файлов
- Подвешиваемые папки для файлов
- Таблички с наклейками (пластиковые, которые приклеиваются с помощью бумажной вставки)
- Большая наклейка для шкафа или коробки для файлов
- Ручка
- Маркер
- Инструкции по использованию
- Резиновые петли
- Большая свободная рабочая зона
Как организовать:
- Соберите все ваши инструкции по использованию и поместите их в кучу на вашем рабочем месте, вместе с припасами.
- Решите, как вы хотите классифицировать ваши инструкции по использованию, например, по комнатам, в алфавитном порядке или по типу. Выберите метод, который вам лучше всего подходит.
- Наклейте таблички на папки для файлов с помощью пластиковых наклеек.
- Отсортируйте инструкции по соответствующим папкам на основе категорий. Если у предмета есть несколько связанных документов, например, инструкция по сборке или гарантийная информация, используйте резиновые петли, чтобы держать их вместе перед файлом.
- Поместите подвешиваемые папки для файлов в шкаф или коробку для файлов и наклейте на шкаф или коробку надпись «Инструкции по использованию» с помощью большой наклейки и маркера.
Метод с папкой
Что вам понадобится:
- 3-х кольцевая папка (от 1 до 5 дюймов, в зависимости от количества инструкций, которые у вас есть)
- Защитные пластиковые обложки с отверстиями сверху или сбоку и 3 отверстиями с одной стороны, чтобы поместить в папку
- Перегородки с ярлыками
- Большая наклейка для передней части папки
- Ручка/маркер
- Большая свободная рабочая зона
Как организовать:
- Соберите все ваши инструкции по использованию и поместите их в кучу на вашем рабочем месте, вместе с припасами.
- Решите, как вы хотите классифицировать ваши инструкции по использованию, например, по комнатам, в алфавитном порядке или по типу.
- Разделите вашу папку на секции с помощью перегородок и пометьте их в соответствии с выбранными категориями.
- Вставьте защитные пластиковые обложки между каждой перегородкой, с одной обложкой на каждую инструкцию в этой секции.
- Поместите инструкции в пластиковые обложки, по одной инструкции на обложку, с обложками лицом наружу, в соответствии с выбранными категориями. Если у предмета есть дополнительные документы, включите их в ту же обложку. В качестве альтернативы, вы можете поместить все инструкции в защитные пластиковые обложки, прежде чем вставить их в папку.
- Пометьте большую наклейку «Инструкции по использованию» и прикрепите ее спереди на папку.
- Храните папку в безопасном и удобном месте.
Дополнительные советы и рекомендации
- Если вы используете метод с папкой, выберите папку большего размера, чем вам нужно в настоящее время, чтобы вместить будущие добавления.
- Если у вас есть
Если у вас есть большое количество инструкций и вы используете метод сборника, может быть полезно использовать несколько сборников, чтобы они не стали слишком полными для эффективного использования. Кроме того, держите дополнительные папки, ярлыки, разделители или пластиковые обложки вместе с вашими инструкциями, чтобы вы могли легко добавлять больше инструкций по мере их приобретения. Если некоторые инструкции слишком толстые или имеют странные формы, рассмотрите возможность использования большой коробки для обуви для их хранения. Назначьте коробку для обуви меткой с указанием содержимого инструкций и храните ее в том же месте, где находятся остальные инструкции. Чтобы легко найти нужную инструкцию в коробке для обуви, вставьте лист бумаги с названием инструкции в пластиковую обложку или папку там, где она должна была быть размещена. В конце концов, регулярно очищайте свои файлы инструкций или сборники, избавляясь от инструкций для предметов, которыми вы больше не владеете. Это поможет предотвратить переполнение вашего сборника или файла.
Частые вопросы и ответы
1. Почему важно организовывать инструкции?
Организация инструкций важна, потому что она обеспечивает легкий доступ к информации при необходимости. Когда инструкции неорганизованы, поиск конкретной инструкции для определенного устройства или прибора может быть раздражающим и занимать много времени. Организовав их, вы можете сэкономить время и избежать неудобств при поиске среди кучи инструкций. Кроме того, организация инструкций помогает предотвратить потерю или неправильное размещение важных документов, обеспечивая наличие необходимой информации всегда под рукой.
2. Как лучше категоризировать инструкции?
Лучший способ категоризации инструкций — это группировка их по типу устройства или прибора, к которым они относятся. Например, у вас могут быть отдельные категории для кухонной техники, электроники, инструментов для ремонта дома и т. д. В каждой категории вы можете дополнительно организовать инструкции в алфавитном порядке или по модели или бренду. Это упростит поиск нужной инструкции, так как вы будете точно знать, где ее искать.
3. Как лучше хранить инструкции?
Есть несколько способов хранения инструкций, в зависимости от ваших предпочтений и доступного места. Один из вариантов — использовать шкаф для хранения документов или папку с подписанными перегородками для каждой категории. Другой вариант — отсканировать инструкции и хранить их в цифровом виде на компьютере или в облачном хранилище. Это обеспечивает легкий доступ и устраняет необходимость в физическом месте для хранения. Кроме того, вы можете использовать прозрачные пластиковые футляры или защитные пленки для организации инструкций в папке или папке.
4. Следует ли мне сохранять инструкции для продуктов, которыми я больше не владею?
Обычно рекомендуется сохранять инструкции для продуктов, которыми вы больше не владеете. Хотя в данный момент вы можете не иметь к ним применения, вы никогда не знаете, когда они могут вам понадобиться в будущем. Если вы продаете или передаете продукт кому-то еще, наличие инструкции может быть полезно для нового владельца. Кроме того, если вы решите снова приобрести тот же или похожий продукт в будущем, у вас уже будет инструкция под рукой. Хранение этих инструкций отдельно от тех, которые вы часто используете, поможет сохранить вашу систему организации в порядке.
5. Как часто следует очищать и обновлять мою коллекцию инструкций?
Хорошей идеей является регулярное очищение и обновление вашей коллекции инструкций. Это можно делать ежегодно или приобретении нового устройства или прибора. При очистке удалите все инструкции для продуктов, которыми вы больше не владеете, или инструкции, которые устарели. Обновите свою коллекцию, добавив новые инструкции для недавно приобретенных предметов. Регулярным очищением и обновлением вы можете быть уверены, что ваша коллекция инструкций остается организованной и содержит только актуальную и полезную информацию.